Sette opp grunnleggende systemopplysninger for økonomi

Oversikt over hvor du oppdaterer de sentrale økonomiinnstillingene i Gravlund.

I Eier-modulen settes overordnede opplysninger som sjelden endres – blant annet eiernavn, adresser, kommunikasjonsinnstillinger mot eksterne systemer og integrasjoner for økonomi.

1. Gå til Administrasjon -> Eier.
2. Gå gjennom feltene for eier/adresser, ekstern kommunikasjon og økonomiinnstillinger.
3. Klikk på Lagre.

💡 Tips:
Dette er opplysninger som normalt kun legges inn under oppstartsfasen og sjelden trenger justering i ettertid.

Tilpasse regler for fakturering av festeavgift

Beregning av festeavgifter ut fra lokale vedtekter.

Faktureringen av festeavgifter er automatisert. Systemet beregner avgiftene og fakturateksten basert på et oppsett med regelsett. Gå til Administrasjon -> Eier og velg fanen Festetilbud for å tilpasse reglene:

• Navn på faktura: Velg om fakturaen skal vise alle navn på gravlagte i graven, eller kun den sist gravlagte. (Navn fra historikk tas ikke med, selv om du velger «Alle»).
• Fakturer kun frem til maks alder for en grav: Begrenser faktureringen til antall år frem til graven når satt maksalder (f.eks. faktureres en grav på 57 år med maksalder 60 kun 3 år frem).
• Synkroniser feste år dersom felles feste: Sørger for at neste forfall blir likt for alle graver i et gravsted med felles feste, selv om de opprinnelig forfaller ulike år.
• Fakturer reservering ut fredningstid til samfestet grav: Lar deg fakturere nye reserveringer ut fredningstiden til den andre graven i gravstedet, selv ved kortere festefornyingsintervall.
• Fakturer graven slik at den er fakturert ut fredningstid til sist gravlagt: Ved gjenbruk av en grav før fredningstiden er utløpt, faktureres alle graver i gravstedet ut fredningstiden til den sist gravlagte.
• Fakturer gravsted pr. areal: Beregner prisen ut fra registrert areal på gravstedet. (Krever at Tjeneste nr. 7 er opprettet i tjenesteregisteret).
• Inkludere låste graver (med unntak av verna): Tar med låste graver i festefaktureringen, unntatt de som er markert som vernet.
• Fakturer tilbake i tid: Lar deg fakturere forfalte festeavgifter opptil 3 år tilbake i tid. Antall år angis i et eget felt.
• Aldersgrense for barnegrav / Maks alder for grav / Standard festefornying: Styrer hvor lenge et gravsted kan beholdes, og hvor mange år hver fornying gjelder for. Det er alderen til den sist gravlagte som avgjør alderen for hele gravstedet.
• Sender alltid brev før faktura: Krever at det må sendes et brev om festefornying før det kan utstedes faktura.
• En faktura pr. fester: Samler alle forfalte graver for samme fester på én faktura, også på tvers av ulike kirkegårder.

💡 Tips:
De fleste av disse innstillingene kan også tilpasses eller overstyres direkte fra skjermbildet Festetilbud under selve fakturakjøringen.

Velge fakturasystem og grunninnstillinger for faktura

Valg av internt eller eksternt fakturasystem, samt opsett for forfallsfrister og fakturamaler.

Gravlund har et komplett internt fakturasystem med purrerutiner, men kan også kobles mot eksterne økonomisystemer. Innstillingene finner du under Administrasjon -> Eier -> Faktura:

• Fakturasystem: Velg Intern, eller et av de støttede eksterne systemene (Visma Enterprise, Agresso, Uni Økonomi, Visma, Axapta eller Xledger).
• Dager til forfall faktura: Standard antall dager til forfall ved fakturering.
• Dager til forfall purring: Standard antall dager til forfall ved utsendelse av purring.
• Rapporter: Faktura: Velg hvilken av de 6 tilgjengelige fakturamalene dere ønsker å benytte.
• Rapporter: Purring: Velg hvilken av de 2 tilgjengelige purremalene dere ønsker å benytte.

Koble Gravlund til et eksternt fakturasystem

Oversikt over eksterne fakturasystemer og funksjonalitet.

Dersom dere ønsker å fakturere gjennom et eksternt økonomisystem i stedet for Gravlunds interne system, støttes følgende integrasjoner:

• Agresso: Overfører «standardtekst» som forklarer hvorfor kunden får fakturaen som tekst på en varelinje. Kan lese tilbake innbetalinger (krever KID). To fakturaer i Gravlund slås sammen til én ved overføring. Kredittnota kan ikke overføres.
• Axapta: Bruker Gravlunds fakturanummer på selve fakturaen og kan ta med standardtekster. Sender tilbake informasjon om innbetalinger. Én faktura i Axapta pr. faktura i Gravlund. Kredittnota kan overføres.
• Visma Enterprise: Støtter to kommunikasjonsmetoder:
• Standard overføring: Flere fakturaer slås sammen til én, innbetalinger leses tilbake, men kredittnota kan ikke overføres.
• Visma API: Flere fakturaer til samme mottaker opprettes som separate fakturaer, kredittnota kan overføres, innbetalinger leses tilbake, og Vismas faktura kan visningsbehandles direkte i Gravlund.
• Uni Økonomi: Fullt integrert med Gravlund uten begrensninger.
• Visma: Kan ikke overføre standardtekst for hvorfor fakturaen sendes, men leser tilbake innbetalinger.

📞 Viktig ved endring:
Ta kontakt med support dersom dere vurderer å bytte eller sette opp et nytt fakturasystem – oppsettet gjøres i nært samarbeid med oss.

Sette opp fakturatyper

Kategorisering av fakturaer for automatisk oppdatering av fagsystemet.

Gravlund kategoriserer fakturaer i typer fordi en innbetaling ofte skal oppdatere andre registre automatisk. (For eksempel vil en innbetalt festeavgift gi graven nytt forfallsår, mens innbetaling til et fond godskrives fondssaldoen).

Standard fakturatyper i Gravlund:

• Festeavgifter
• Innbetaling fond
• Avgift kremering
• Sommerstell
• Sikring gravstein
• Diverse
• Abonnement

Dere kan selv opprette flere fakturatyper dersom dere trenger ytterligere kategorisering.

ℹ️ For Agresso-brukere:
Kolonnene Att1Id, Att2Id med flere i fakturatype-tabellen benyttes kun av kommuner/fellesråd som kjører Agresso.

Sette opp tjenesteregisteret (varer og tjenester)

Organisering av varer og tjenester som faktureres i Gravlund.

Tjenesteregisteret er systemets vareregister og ligger under Grunnregister -> Økonomi -> Tjeneste. Tjenestene grupperes slik at systemet automatisk filtrerer hvilke produkter som vises i ulike moduler:

• Faste avgifter: Legges automatisk til på alle nye fakturaer (f.eks. fakturagebyr/administrasjonsgebyr).
• Festeavgifter: Tjenester for festeavgift. Tjeneste nr. 1–6 må være opprettet; nr. 7 kreves i tillegg hvis dere fakturerer per areal.
• Faktura tillegg: Vises når du står i gravarkivet og oppretter en manuell faktura.
• Gravstell: Tjenester for stellpakker i stellsystemet.
• Kremasjon egen kommune / annen kommune: Hentes automatisk ved fakturering fra bestillingssystemet basert på avdødes bostedskommune.
• Abonnement: Brukes til abonnementsfakturering (f.eks. koravgift, menighetsblad eller barnehage).
• Diverse: Generelle tjenester for øvrige eller sjeldne behov.

Nøkkelfelter ved registrering av ny tjeneste:

• Tjeneste nr / Eksternt vare nr / Gruppe: Tjeneste nr brukes på varelinjen. Eksternt vare nr er vare-ID i eksternt økonomisystem. Gruppe bestemmer hvilken kategori tjenesten tilhører.
• Tittel og Tekst: Tittel benyttes mot eksterne systemer som Agresso. Tekst trykkes på selve varelinjen og støtter flettekoder.
• Enhet og Sortering: Enhet angir enhet etter antall (f.eks. «år» eller «stk»). Sortering bestemmer rekkefølgen på fakturaen.
• Netto / Moms / Brutto: Netto er pris ekskl. mva, Brutto er pris inkl. mva. Oppgir du bruttopris, regnes nettoprisen ut automatisk.
• Dim 1–6 og Kontonummer: Benyttes for kontering mot regnskap. Vi anbefaler å bruke dimensjoner fremfor faste kontonumre for økt fleksibilitet.
• På telleliste og Bruk prismatrise: På telleliste tar tjenesten med i tellesystemet for stell. Bruk prismatrise aktiverer differensiert prissetting.

Sette opp prismatrise

Oppsett av differensierte priser per kirkegård, alder eller historikk.

For å aktivere variert prissetting på en tjeneste, haker du av for Bruk prismatrise under den aktuelle tjenesten i tjenesteregisteret. Fanen Matrise vil da bli tilgjengelig:

• Ulik pris på ulike kirkegårder: Sett egne priser dersom enkelte kirkegårder avviker fra standardtakstene.
• Aldersbasert pris: Opprett progressiv prissetting der festeavgiften øker basert på gravens alder.
• Prishistorikk og framtidige priser: Sikrer at en grav som forfalt i et tidligere år faktureres med datidens gjeldende sats, samt gjør det mulig å legge inn fremtidige prisjusteringer på forhånd.

Tilpasse tekst og flettekoder på fakturaer

Automatisk innfletting av informasjon fra gravarkivet på fakturaer.

Du kan opprette standardtekster for fakturaer per kategori (Festeavgift, Fond, Kremasjon, Sommerstell, Sikring grav, Diverse og Purring):

1. Gå til Grunnregister -> Økonomi -> Faktura tekster.
2. Åpne mappen du vil endre tekst for (f.eks. Festeavgift).
3. Velg aktuell hendelse (f.eks. Fornying gravsted).
4. Skriv inn teksten og benytt flettekoder for dynamisk visning.

Tilgjengelige flettekoder:

• Avlidne / Avdode – Navn på avdøde.
• DDato – Dødsdato.
• GDato – Gravlagt dato.
• FDato – Fødselsdato.
• Periode – Festefornyingsperiode.
• Kirkegard / Kirke – Navn på kirkegård/kirke.
• Plassering – Gravens plassering/kode.
• Areal – Gravstedets registrerte areal.

📝 Eksempel:
Teksten:
Festeavgift for Plassering. Fornyelse for perioden Periode. Graven til Avdode, Kirkegard.

Blir på fakturaen seende slik ut:
Festeavgift for HK.A.1.7. Fornyelse for perioden 2026-2036. Graven til Knut Stordalen, Hjørungavåg kirkegård.

Oppdatert på: 04/08/2026