Opprette møteinnkalling i Engrafo

Opprette møteinnkalling i Engrafo

1. I Engrafo, gå inn på “Møter” (1) og velg riktig menighet/fellesråd (2). Trykk deretter på pilen ved siden av de tre strekene (3) og velg “Møteplan”.

2. I vinduet som dukker opp velger du i kalenderen (1) hvilke(n) dag(er) du ønsker å ha møte. Deretter velger du sted, ansvarlig og tidspunkt (2) i tillegg til møtetype (3). Til slutt kan du opprette arrangementet (4). Velg “opprett og fortsett” dersom du ønsker å legge til flere møter, og “opprett og lukk” hvis du kun vil opprette ett møte.

3. Nyopprettede møter dukker opp som grå i møtelisten(1). For å bekrefte møtet må det gis et møtenummer. Det gjøres ved å trykke på “+” knappen (2).

4. For å legge inn deltakerne i møtet velger du “Deltakere” i menyen (1). Du får da en tom liste, og ved å trykke på “Fyll inn deltakere”-knappen (2), fylles automatisk rådsmedlemmer inn som deltakere av møtet. Dersom du ønsker å legge til enkeltdeltakere, kan dette gjøres med knappen for dette (3). Når deltakerne er riktig lagt inn, er det viktig å lagre (4).

5. For å legge ferdigstilte saker til i møtet går du på “Sakskart” (1). Du kan så finne saker til møtet under “Funksjon”. Velg saken du skal legge til og trykk “+” (2). Når du har lagt til alle saker som skal være med i møtet, kan du gjøre om på rekkefølgen på dem ved å velge en sak og flytte den opp eller ned med pilene (3). Når rekkefølgen er grei kan du trykke på nummereringsknappen (4) for å tildele saksnummer til sakene. Til slutt kan du generere innkalling med saksliste ved å trykke på “Innkalling” (5). Dersom innkallingen skal være unntatt offentlighet kan du bruke tilsvarende knapp for å generere dette.

6. Når innkallingen er generert, finner du den i listen under “Dokument”. For å sende den ut til møtedeltakerne velger du den i listen (1), trykker på dokumentet (2), trykker på knappen “Dokument” (3) og velger “Send innkalling” (4).

7. Dette vinduet dukker opp når du skal sende innkalling. I listen med mottakere kan du velge for hver enkelt mottaker (1) om innkallingen skal sendes via Svar ut eller e-post (2). Du kan også fylle inn hva som skal stå som tekst dersom innkallingen sendes ut via e-post (3). Når alt er klart for å sende ut, trykker du på “Ekspeder” (4).

Oppdatert på: 24/03/2026