Stell av grav

Stell 

Stell er et fellesbegrep på stell av graver og inkluderer både fond/årlig/forhåndsbetalt stellavtale.  Stell deles inn i tre typer alt etter hvilken måte det økonomiske gjøres opp på.  Dette beskrives i neste kapittel. 

FOND/FORHÅNDSBETALT STELLAVTALE 

Fond eller forhåndsbetalt stellavtale betyr at det blir satt inn penger på en konto som kirkevergen disponerer.  Når det gjelder fond, så er det ofte en felles konto for alle stellavtalene.  En gang i året så belastes fondene internt og summen av denne belastningen overføres til driftskontoen. Når det gjelder forhåndsbetalt stellavtale så betales denne normalt til driftskontoen.

ÅRLIG STELLAVTALE 

Årlig stellavtale betyr at man blir fakturert hvert år.  Denne faktureringen skjer som regel i begynnelsen av mars og er et krav for at graven stelles. Graven stelles ikke dersom fakturaen ikke betales. 

GRUNNLEGGENDE VERDIER 

For at stellssystemet i Gravlund skal fungere optimalt så må en del grunnleggende opplysninger på plass.  Dette er standard opplysninger for stell-avtaler, kontrakter, tjenestetilbud og selve tjenestene.  For å gi en oversikt over en stell-avtales opplysninger se illustrasjon under. 

Som figuren illustrerer så er et stell bygd opp av mange elementer.  Noen av disse elementene kan inneholde standard opplysninger som blir lagt på plass automatisk.  For eksempel så skal en årlig stellavtale alltid knyttes til driftskontoen under bank. 
Årsaken til at vi har stell under en stell avtale er at man under en stell avtale kan opprette flere stell med tilhørende tjenester og graver. 
For at en rutine som avslutting fond skal fungere så må det finnes en tjeneste med tjeneste nr 390, da denne blir automatisk brukt til dette formål. 

TJENESTER 

For hvordan man oppretter tjenester, se hefte Økonomi. 
Man kan selv opprette nye tjenester som skal brukes til stell av graver, men en del standard tjenester må ligge der for at alt skal fungere.  Dette er som følgende;

TJENESTE TILBUD 

Tjeneste tilbud er en samling av tjenester som utgjør pakke.  For eksempel så kan man ha en enkel stell pakke bestående av; Administrasjonsgebyr, Vårblomst, vanning og luking, mens en utvidet pakke består av; Administrasjonsgebyr, Vårblomst, vanning og luking, høstbark, julekrans.  
Ofte så består et tjenestetilbud seg av kun en tjeneste. 

KONTRAKTER 

Sammen med Gravlund følger der med en standard kontrakt.  Denne tar meg seg alle nødvendige opplysninger inn i brev malen.   

INNLEGGING AV STANDARD OPPLYSNINGER 

BANK 

Man må som minimum legge inn 2 bank kontoer.  Dette er konto nr til driftskontoen og konto nr til fonds konto. 
Innlegging av disse skjer via Grunnregister ->  Økonomi -> Bank. 

For å legge inn en ny bank så skriv inn i den tomme linjen i toppen av listen. Pass på å skriv konto nr uten bruk av punktum eller andre tegn. 

TJENESTER 

Innlegging av disse skjer via Grunnregister -> Økonomi -> Tjeneste.
Her ligger alle tjenester som man kan fakturere i systemet.  For å lette gjenfinning av en tjeneste så er disse kategorisert i foldemapper.  Alt som har med stell å gjøre ligger i mappen ”Gravstell”. 

LEGGE INN NY 

For å legge inn en ny tjeneste trykk på Ny knappen. 
Du må som minimum legge inn ID, Tekst, pris og hvilken mappe tjenesten skal lagres i.  Dersom man fakturerer gjennom Agresso eller Unique så må man også legge inn Tittel.  Dersom tjenesten man legger inn gjelder Gravstell så må man også fylle inn feltet ”Plassering i revisjonsrapport”. 

Bruk prismatrise

Denne avkryssingen brukes dersom man ønsker å legge inn priser som; 

• Gjelder for et bestemt årstall 
• Er basert på alderen til en grav 

Når man krysser av for denne så vises en ny fane Matrise.  Denne inneholder en liste hvor man kan legge inn alder, pris og for hvilken periode denne prisen gjelder for.  Dersom man ønsker å legge inn priser for de perioder så fyller man inn kun pris og periode.  Fyller man inn alder så begrenses prisen til alderen på graven og velger man også kirkegård så begrenses prisen til den kirkegården.

I denne listen så har vi satt opp at prisen for gravene i Stokksund kirkegård er 200 pr år uansett tidsrom, og for alle øvrige kirkegårders så er prisen for en grav som forfaller i perioden 1990 – 1999 kr 80,-.  For perioden 2000 – 2006 er prisen 100,- og fra og med 2007 er prisen 120. 
Dette betyr at dersom du finner en grav som var forfalt i 2001 så vil den bruke prisen 100 og ikke 120. 

Eksternt varenummer

Dersom det tjeneste nr en vare har i gravlund ikke stemmer overens med varenummer i det eksterne fakturasystemet så kan man legge inn det eksterne varenummer i feltet ”Eksternt varenummer”.  Dersom man i det eksterne systemet har ulike varenummer på de ulike kirkegårdene så kan man under fanen Eksterne varenummer legge inn det eksterne varenummer pr kirkegård. 

ENDRE PRIS 

For å endre en pris på en eksisterende tjeneste, så velges den aktuelle fra utforskeren. Når denne vises i tjeneste registeret så endrer man prisen og trykker lagre.
Dersom tjenesten ikke er momsfritt, så kan man velge om man  vil legge inn prisen inklusiv moms eller ikke. Den andre prisen beregnes automatisk.

KATALOG 

Tjeneste registeret inneholder en oversikt over alle tjenester man kan fakturere i Gravlund.  Katalog inneholder en oversikt over alle ulike typer stell man tilbyr for stell av graver.  Dette kaller vi en Stell pakke.
Her oppretter man en Stell pakke og så knytter man til hvilken tjeneste nr som inngår i denne.  En Stell pakke kan inneholde flere tjenester.
Stell katalogen når man fra Gravplass -> Stell. Under knappen «Funksjoner» finner man katalog.

For å legge inn ny så trykk på ”Ny”.  Som minimum fyller man inn Id og produktnavn og trykk lagre.  Det anbefales at man også legger inn en beskrivende tekst i det hvite feltet.  Denne teksten tas med inn i kontrakten som en detaljert beskrivelse på hva som utføres av stell på graven. 
For å legge inn en eller flere tjenester så trykk på knappen (+) knappen til høyre på listen over tjenester.

Fra dialogboksen så får du opp en liste over tjenester som tilhører mappen ”Gravstell” i tjeneste registeret.  Velg de i listen som skal inngå i denne stellpakken og trykk ok.
Du kan gjenta denne prosessen, dersom du ikke tok med alle tjenestene i første omgang.

STANDARD VERDI 

Før man kan starte å legge inn nye stell avtaler så bør man legge på en del standard verdier.  Skjermbilde for å legge inn disse finner man under fanen Stell.  Under knappen «Funksjoner»,  finner du «Oppsett». 

Man har noen opplysninger som gjelder for ”Forhåndsbetalt stellavtale” og noen gjelder for ”Årlig betalt stellavtale”.  Som minimum må man fylle inn standard verdier for disse to kategoriene. 
Dersom man har en konto pr ”Forhåndsbetalt stellavtale” så må man likevel velge en konto her og så må man bytte denne når avtalen er opprettet. 

RENTER  BLIR  FORDELT 

Kryss av dette dersom man fordeler renter til forhåndsbetalt stell avtale. 

SETT START ÅR  TIL NESTE ÅR DERSOM… 

Dersom du setter inn en dato her så vil stellavtaler som er opprettet etter den datoen få start år 01.01 neste år.  

STELL  DERSOM STELLETS  MIDLER AVVIK… 

Dersom et stell koster 980,- og saldo for fondet er 979,- så blir ikke graven stelt.  
Legger man inn her for eksempel 20 så vil graven bli stelt selv som saldoen er 961.  Når den kjører trekket på stell avtalen så vil den trekke 961.  

SETT BANK DATO AUTOMATISK 

Dersom man fakturerer innskudd til forhåndsbetalt stell avtale fra Gravlund så skal denne ikke være avkrysset.  Innskuddet blir ikke da godskrevet fondet før innbetalingen har funnet sted.   
Dersom man legger inn innskuddene etter at de faktisk har kommet på konto så krysses denne av.  Da blir innskuddet godskrevet stell avtalen umiddelbart. 

OPPRETTING AV STELLAVTALE 

For å opprette en stell avtale så må du finne graven i gravarkivet.  Trykk deretter på knappen ”Stell”. 
Velg her hvilken type avtale du ønsker å opprette ved å trykke på knappen tilsvarende avtaletypen.

Stell avtalen er nå opprettet med standard opplysninger.
Du kan gå til stell ved å trykke på «Gravplass ->  Stell». Du kan også trykke på «Stell» knappen for å åpne stell skjermbilde i et dialogskjermbilde.

STELL  MENY

Stell avtalen opprettes med standard stell.  I tilfelle over så har den fått ”Stell av graven”.  Dette kan man endre på ved å peke på den linjen «Stell av graven». 3 nye menyvalg vises nå over. Velg  «Stell meny». 

I den venstre listen vises ”Stell katalogen”, og i den høyre vises hva som er valgt på denne avtalen. 
Man velger fra listen til venstre og trykke på Legg til knappen i toppe av skjermbilde.  Når en ”stell pakke” er lagt til stell avtalen så kan man endre antall, prioritet, utføres, fra år og til år. 

PRIORITET 

Dette valget har kun funksjon med forhåndsbetalt stell avtale. 
Eksempel 
En stell avtale har flere stell pakker.  Vårblomst, sommerstell, høstbark og julekrans.  Totalen for disse pakkene er 1200,-.  Saldo for stell avtalen er 1100,-. 
Dersom man setter opp vårblomst og sommerstell med prioritet 1, deretter høstbark med prioritet 2 og julekrans med prioritet 3 så vil systemet først trekke alt med prioritet1, deretter prioritet 2 etc… 
Stellet ville derved fått sommerstell og kanskje også høstbark, men ikke julekrans. 

UTFØRES

Dersom man tilbyr stell som skal utføres på gitte datoer så fylles denne ut. En egen arbeidsliste vises når denne type tjenester skal utføres. 

FORHÅNDSBETALT STELLAVTALE (FOND) 

ØKONOMI 

For at denne skal bli komplett så må man legge inn et start innskudd.  Dette gjøres under fanen Økonomi.  Fyll inn dato, tjeneste nr og beløp.  Trykk på disketten for å legge dette til.  Dersom man ikke husker hvilket tjeneste nr man skal bruke så trykk på søke knappen.  

ÅRLIGE RUTINER 

TREKK FOND/FORHÅNDSBETALT STELLAVTALE

Denne rutinen finner man under knappen «Funksjoner».   
Velg først om det er  Fond eller Forhåndsbetalt stellavtale som skal trekkes.
Listen viser alle stell avtalene som er registrert, men hvilken stell pakker de blir belastet for, prisen for dette og saldoen på avtalen. 
En blå linje betyr at denne avtalen er FRI (gratis). 
En rød linje betyr at der ikke er nok penger på saldo. 
Fyll inn for hvilket år trekker gjelder og legg inn en trekk dato.  For å belaste fonden trykk på knappen ”Kjør trekk” 

RENTEFORDELING 

Denne rutinen finner man under fanen Stell.   

Velg bank konto fra listen.  En oversikt over alle stell avtalene som er knytt til denne kontoen vises.  Skriv inn rentebeløp og velg hvilken periode dette gjelder for. Du kan legge inn en minste saldo som en stell avtale må ha for å bli med i rente fordelingen. 
Trykk på ”Start” knappen for å sette i gang rentefordelingen. 

TILBUD STYRKING

Denne rutinen finner man under knappen «Funksjoner».   

Denne rutinen finner alle forhåndsbetalte stell avtaler som mangler penger. Ved å trykke på knappen ”Skriv ut brev” (se bilde til venstre), så vil den produsere et brev til hver av disse.    
Dersom man ønsker å sende ut til kun en først så trykk på knappen Ingen og deretter kryss av for kun en. 

FAKTURERING ÅRLIG BETALT STELLAVTALE

For å fakturere årlig betalt stellavtaler (også kalt årsstell avtaler og sommerstell) så finner man denne under fanen Økonomi. 

Denne lister opp alle avtaler som er aktive.  Dersom en linje er rød så er der ikke noe å fakturere.  Dette vil normalt bety at den allerede er fakturert for det angitte årstallet. 
Denne rutinen har oversikt over hva som er fakturert og ikke.  Det betyr at man kan, etter man har kjørt den årlige faktureringen, kjøre faktureringen på nytt og få med alt nytt. 

Oppdatert på: 16/07/2026